Znaki niedozwolone w nazwach plików w EZD
Wyjaśnienia dot. znaków niedozwolonych w EZD PUW.
W załączniku do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych
nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych (Dz. U. z 2006 r., poz. 1519) wymieniono znaki niedozwolone w nazwach plików
zapisanych na nośniku, na którym przekazuje sięmateriały archiwalne.
Zgodnie z zapisami ww. rozporządzenia następujące znaki są niedozwolone w nazwach plików
przekazywanych w paczkach archiwalnych :
(\) — ukośnik lewy,
(/) — ukośnik prawy,
(*) — gwiazdka,
(?) — znak zapytania,
(:) — dwukropek,
(=) — znak równości,
(,) — przecinek,
(;) — średnik.
W związku z powyższymi regulacjami wystąpiliśmy do Naczelnej Dyrekcji Archiwów
Państwowych z następującymi pytaniami, na które otrzymaliśmy następujące odpowiedzi:
1) czy wykaz tych znaków jest aktualny, zwłaszcza w kontekście generowania paczek
archiwalnych z systemów EZD do ADE? Czy ich ewentualne użycie w EZD będzie
miało wpływ na niepoprawne walidowanie się paczek archiwalnych?
Tak. Wykaz tych znaków wynika z obowiązującego Rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych
formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały
archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r. nr 206 poz. 1519). Ich
ewentualne zastosowanie będzie miało wpływ podczas przeprowadzanej walidacji paczek
archiwalnych.
2) czy wykaz dotyczy znaków niedozwolonych w nazwach plików, czy również w tytułach
spraw prowadzonych w EZD?
Zgodnie z ust. 6 Załącznika do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 2 listopada 2006 r. (poz. 1519) znaki wymienione w wykazie są niedozwolone w nazwach
plików niezależnie od tego czy dany plik jest plikiem dokumentu (zapisanym w folderze
„Dokumenty”, czy plikiem zawierającym metadane opisującym dokument (zapisanym
w folderze „Metadane”), czy plikiem zawierającym metadane opisujące sprawę (zapisanym
w folderze „Sprawy”).
Po uzyskaniu powyższych wyjaśnień, uwzględniając też praktykę stosowania znaków
niedozwolonych użytkowników EZD PUW w nazwach plików w prowadzonych sprawach
uprzejmie wyjaśniamy, iż w EZD PUW przy generowaniu paczek archiwalnych
przygotowaliśmy rozwiązanie polegające na tym, iż pliki są zapisywane do paczki archiwalnej
z nazwami automatycznymi (niezawierającymi znaków niedozwolonych).
Przy generowaniu paczki archiwalnej w EZD PUW zastosowano mechanizm
generowania nazw plików, które nie są związane z nazwami czy tytułami dokumentów
nadawanych przez użytkowników w systemie EZD PUW. Nazwy plików zapisywanych
w paczce archiwalnej generowane są na podstawie identyfikatorów numerycznych i nie
zawierają znaków niedozwolonych.
Oznacza to, iż w nazwach plików pobieranych do paczki archiwalnej (w folderze
Dokumenty/Pisma, w folderze Metadane, w folderze Sprawy) nie ma znaków niedozwolonych,
których występowanie wpływałoby negatywnie na walidowanie się paczek archiwalnych
Warto podkreślić, iż z punktu widzenia przepisów kancelaryjno-archiwalnych nazwa
pliku w paczce archiwalnej a tytuł dokumentu to dwie różne metadane. W instrukcjach
kancelaryjnych w wymogach, co do metadanych nie ma ograniczeń, co do znaków specjalnych
w metadanej Tytuł, jest takie ograniczenie w metadanej Identyfikator. Tytuł dokumentu w
EZD nie ma zaś wpływu na nazwę pliku w paczce archiwalnej.
Poniżej zrzut z załącznika Nr 1 do Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Natomiast powszechna praktyką partnerów EZD PUW jest stosowanie jednolitych nazw
w tytułach pliku oraz w polu Tytuł w formatce metadanych.
Warto również wskazać, ze system EZD PUW zapewnia możliwość wygenerowania
paczki archiwalnej a strona archiwów państwowych umożliwia samodzielne jej walidowanie
na stronie ade.gov.pl - opcja Walidacja paczki archiwalnej https://ade.gov.pl/nl/web/ade-
pub/tools/package-validation
Zgodnie z dobrymi praktykami i rekomendacjami, niezależnie od zastosowanych
powyżej mechanizmów związanych ze znakami niedozwolonymi, warto zwrócić uwagę na
inne przesłanki, które mogą wymuszać unikania stosowania takich znaków w nazwach
plików oraz tytułach dokumentów.
Używanie niektórych znaków może mieć wpływ na możliwość zapisywania plików
pobieranych z systemu EZD PUW na dysku w systemie Windows, stąd walidacja na nazwę
i tytuł dokumentu związane z niedozwolonymi znakami tj. \ / : * ? ” < > |
W przypadku doręczeń elektronicznych funkcjonują również zapisy dot. znaków
niedozwolonych. W regulaminie Poczty Polskiej dla przesyłek PURDE i PUH znajduje się
zapis o tym, że nazwa pliku (tj. przesyłany w wiadomości załącznik) nie może zawierać znaków
niedozwolonych: ~ "# % & *: < >? ! / \ { | }
